Personvern i Done Control

Arbeidsgiveren din er behandlingsansvarlig for personopplysningene om deg som behandles i Done Control. Done.ai Group AB leverer Done Control og behandler opplysningene på vegne av arbeidsgiveren din, som databehandler.

Spørsmål om hvordan opplysningene dine brukes, og om innsyn, retting eller sletting, retter du til lederen din eller administratoren hos arbeidsgiveren. Du kan kontakte Done om tekniske forhold og sikkerhet på privacy@done.ai. Spørsmål som gjelder arbeidsgiverens behandling, sender vi normalt videre til arbeidsgiveren.

Avhengig av hvordan arbeidsgiveren bruker tjenesten, kan Done Control inneholde:

• navn, e-postadresse, telefonnummer og adresse
• fødselsdato, og fødselsnummer eller D-nummer når det er nødvendig
• ansattnummer, arbeidssted, avdeling og stilling
• ansettelsestype, stillingsprosent, avtalte timer, start- og sluttdato
• planlagte vakter, stempling inn og ut, pauser, overtid, avvik og godkjenninger
• personlig kode for stempling på fellesterminal, og hvilken maskin stemplingen kom fra
• opplysninger som inngår i personallisten
• fraværstype og fraværsperiode, feriesaldo og forbruk av kvoten for egenmelding
• lønnssats og lønnsgrunnlag, og timebank hvis arbeidsgiveren bruker det
• meldinger og vedlegg du sender i tjenesten, og lesestatus
• navn og telefonnummer til pårørende du selv oppgir
• innlogginger, sikkerhetshendelser og hendelseslogger
• en varslingsadresse for telefonen eller nettleseren din, hvis du har slått på varsler

Done Control registrerer ikke hvor du er. Har arbeidsgiveren slått på stedssjekk ved stempling, lagres bare om du var innenfor eller utenfor området da du stemplet (se under).

En fraværstype som «sykemelding» eller «egenmelding» kan i seg selv være en helseopplysning. Done Control er ikke laget for diagnoser, legeerklæringer eller detaljerte medisinske opplysninger. Skriv derfor ikke inn mer om helse enn det arbeidsgiveren faktisk trenger.

Arbeidsgiveren bruker Done Control til å planlegge vakter, registrere arbeidstid, håndtere fravær, føre personalliste når det er lovpålagt, beregne og dokumentere lønn, kommunisere med ansatte og dokumentere riktig bruk av systemet.

Arbeidsgiveren er ansvarlig for å ha et gyldig rettslig grunnlag. Det kan være arbeidsavtalen, en rettslig forpliktelse eller arbeidsgiverens berettigede interesse. For helseopplysninger kreves i tillegg et grunnlag etter GDPR artikkel 9, for eksempel plikter etter arbeidsretten eller trygderetten. Samtykke brukes ikke som standardgrunnlag i arbeidsforholdet.

• Du ser dine egne opplysninger.
• Lederen din ser det som er nødvendig for å planlegge og følge opp arbeid i sin enhet.
• Brukere med lønnsansvar ser lønnsrelaterte opplysninger.
• Administratorer kan ha utvidet tilgang for å administrere virksomhetens bruk av systemet.

Fødselsnummer og lønnsopplysninger er særskilt beskyttet. Visning av fødselsnummer er begrenset til autoriserte roller og logges. Kontrollmyndigheter kan få opplysninger når arbeidsgiveren er forpliktet til det, for eksempel ved kontroll av personalliste eller arbeidstid.

Done bruker leverandører til database (Neon), applikasjonsdrift (Vercel), innlogging (Done ID) og utsending av e-post (Lettermint). De behandler bare det som er nødvendig for å levere sine tjenester, og er underlagt avtalte krav til personvern og sikkerhet. Se Dones liste over underleverandører og databehandleravtalen.

Opplysningene lagres i EU/EØS, blant annet i Frankfurt og Nederland. Enkelte leverandører er etablert utenfor EØS. Får en slik leverandør tilgang til personopplysninger, skal Done bruke et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel en adekvansbeslutning eller EUs standard personvernbestemmelser.

Arbeidsgiveren fastsetter hvor lenge opplysninger om deg lagres. Noe må beholdes etter lov: personallisten i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, og dokumentasjon for bokførte lønnskostnader i inntil 5 år. Det betyr ikke at alle opplysninger lagres like lenge.

Done Control anonymiserer ansattposten automatisk ved utgangen av året du sluttet pluss fem år. Da fjernes navn, kontaktopplysninger, fødselsnummer og andre direkte kjennetegn. Avslutter arbeidsgiveren avtalen med Done, håndteres retur og sletting etter avtalen mellom dem.

Tiltakene omfatter rollebasert tilgang, skille mellom kundeselskaper, kryptert kommunikasjon, kryptert database, ekstra kryptering av fødselsnummer og lønn, logging av hendelser, tilgang og eksport, og sikkerhetskopi med rutiner for gjenoppretting. Koder for stempling lagres aldri i klartekst.

Done Control tar ingen automatiserte avgjørelser om deg som har rettsvirkning eller påvirker deg i betydelig grad. Tjenesten bruker per 19. sep. 2026 ikke språkmodeller eller andre KI-tjenester til å behandle opplysningene dine. Endres det, oppdateres denne erklæringen før funksjonen tas i bruk.

Du kan ha rett til informasjon, innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere mot enkelte behandlinger. Rettighetene er ikke absolutte. Arbeidsgiveren kan være forpliktet til å beholde enkelte opplysninger etter bokførings- og arbeidslovgivningen.

For retting eller sletting kontakter du arbeidsgiveren. Du kan også bruke siden for sletting av konto. Sletting av brukerkontoen sletter ikke automatisk opplysninger arbeidsgiveren har rett eller plikt til å oppbevare.

I appen kan du laste ned en kopi av opplysningene om deg selv under Profil og Personvern.

Mener du at opplysningene dine behandles i strid med regelverket, kan du ta det opp med arbeidsgiveren først. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Android-appen gir tilgang til den samme tjenesten som nettversjonen. Den ber ikke om posisjon i bakgrunnen eller kontakter, og bruker ikke kameraet. Har arbeidsgiveren slått på stedssjekk, ber appen om posisjonen én gang når du stempler. Lokal lagring er begrenset til det som trengs for innlogging og teknisk funksjon.

Slår du på varsler, får du et pling når det skjer noe som angår deg. Du slår dem på selv, på hver enhet du vil ha dem på. Varselet sier bare hva slags type det er — «Ny melding», «Vaktplanen er publisert» — og inneholder aldri navn, beløp, datoer eller selve teksten. Innholdet hentes fra Done Control når du åpner appen. Grunnen er at varselet leveres av varslingstjenesten som hører til telefonen eller nettleseren din (Google, Apple, Mozilla eller Microsoft), som sender gjennom servere også utenfor Europa, mens opplysningene dine ellers blir liggende i Frankfurt. Du kan slå av varsler i Done Control, eller i innstillingene på enheten, når du vil, og logger du ut, slettes varslingsadressen for den enheten.

Arbeidsgiveren kan sette opp en fast maskin ved kassa der flere stempler inn og ut. Da taster du en personlig kode, eller bruker ansattkortet ditt, i stedet for å logge inn. Koden identifiserer deg bare for stempling: terminalen viser navnet ditt og dagens vakt i noen sekunder, og gir ingen tilgang til lønn, fødselsnummer, meldinger eller andre ansatte. Koden lagres slik at verken lederen din eller Done kan lese den — har du glemt den, får du en ny. Du kan bytte den selv under Min profil.

Arbeidsgiveren kan slå på stedssjekk for arbeidsstedet ditt. Da henter appen posisjonen til telefonen én gang, i det du trykker «Stemple inn» eller «Stemple ut», og sjekker om du er innenfor et område rundt arbeidsstedet. Bare resultatet lagres: innenfor, utenfor eller uten posisjon, og er du utenfor, omtrent hvor langt unna, avrundet til 50 meter. Hvor du er, lagres aldri, og appen følger ikke med på deg før, under eller etter vakten.

Du kan alltid stemple. Sier du nei til posisjon, går stemplingen gjennom og merkes «uten posisjon». Du ser resultatet selv, og lederen din ser det når timene godkjennes. Resultatet lagres like lenge som timelistene, og bare de som allerede godkjenner timene dine kan se det. Fellesterminalen ved kassa bruker aldri posisjon. Arbeidsgiveren skal ha drøftet tiltaket med de tillitsvalgte og informert deg før bruk. Grunnlaget er arbeidsgiverens berettigede interesse i riktige timelister og lønn, og du kan protestere mot behandlingen.

Done Control bruker nødvendige informasjonskapsler og lokal lagring for innlogging, valg av selskap og visningsvalg. Ansattflaten har ingen reklamesporing og ingen atferdsbasert markedsføring. En maskin som er satt opp som fellesterminal lagrer i tillegg en nøkkel som identifiserer maskinen, ikke deg.